NederlandsBelow you will find an overview of frequently asked questions. Is your question not listed here? Please contact us using welkom@axino.nl. We will normally answer your question within 1 working day
Quick Navigation
FAQ
After completing the contact form or your message via Facebook or Twitter, we will contact you within a day. Based on your wishes, we check whether our app is the right solution for you and whether a free trial period is useful.
See below for more information about Follow-up steps using the app and How does the trial period work?
- First of all, we discuss specific wishes regarding the app. Can employees, for example, reserve a workplace or not? Do you have one or more locations? How many workplaces do you have? Etc.
- The interactive floor plans are an important part of our app. These make the app more personal and user-friendly. We look at available floor plans and how we can best make the floor plans available within the app. See also In what format can I supply floor plans?
- You will receive an Excel template from us in which you can provide all users, so that we can create accounts for logging in within the app. Every employee receives a personal username and password.
- We digitize the floor plans and import users. If necessary, we extend the app in consultation if you have specific wishes.
- For every desk and meeting room we print a sticker with a (unique) QR code. Your employees can scan this QR code on their mobile phone using our app and checking-in with this on a desk or meeting room.
- We inform all users with the message that they can start using the app. You can also do this yourself. We have templates for use as well as a quick start manual.
- The trial period starts with this. See also How does the trial period work?
- Your employees can contact us for questions via support@axino.nl, Facebook of Twitter.
- During the trial period we will contact you to see if everything goes according to your satisfaction.
- After the free trial period you will receive an invoice every month for the number of desks and meeting rooms. See also What is the notice period?
The first 14 days, which start after we have made the maps within the app available to you, are free. During this period you can send an email to support@axino.nl if you are not satisfied. We then close your account free of charge. After 14 days we will invoice the number of desks and meeting rooms on a monthly basis.
The notice period is one month.
The data is stored encrypted on Amazon servers within Europe. The app communicates through a secure connection with these servers.Data during the use of the app are used for statistics, such as occupancy rate. We never share data with third parties without your consent. See our terms and conditions for more information.
To make floor plans interactive, we have to manually “convert” them. If you do not have floor plans, you can also draw / sketch them on paper and send them to us. We prefer to receive material in PDF format. Please number also the desks and meeting rooms. Please note that the dimensions will not be exactly the same. For more questions you can contact us at support@axino.nl.
You can submit changes via support@axino.nl. We will adjust the floor plan (s) free of charge and financially process the number of changed desks and/or meeting rooms in the next month.
Veelgestelde vragen
Na het invullen van het contactformulier of uw bericht via onze chat, nemen we binnen een dag contact met u op. Op basis van uw wensen kijken we of onze app aansluit en of een gratis proefperiode zinvol is.
Zie hieronder ook meer informatie over Vervolgstappen gebruik app en Hoe werkt de proefperiode?
- Allereerst bespreken we met u specifieke wensen ten aanzien van de app. Mogen werknemers bijvoorbeeld een werkplek reserveren of juist niet? Gaat het om een of meerdere locaties? Om hoeveel werkplekken gaat het? Etc.
- De interactieve plattegronden vormen een belangrijk onderdeel van onze app. Deze maken de app persoonlijker en gebruikersvriendelijker. We kijken samen met u naar eventuele beschikbare plattegronden en hoe we de plattegronden het beste kunnen aanbieden binnen de app. Zie ook verderop In welk formaat kan ik plattegronden aanleveren?
- U ontvangt van ons een Excel sjabloon waarin u alle gebruikers kunt aanleveren, zodat wij hiervoor accounts kunnen aanmaken om in te loggen binnen de app. Elke medewerker ontvangt een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.
- Wij digitaliseren de plattegronden en importeren gebruikers. Indien nodig breiden we in overleg de app uit als u specifieke wensen heeft.
- Iedere werkplek en vergaderruimte krijgt een sticker met daarop een (unieke) QR code. Uw medewerkers kunnen deze QR code door middel van onze app op de mobiele telefoon scannen en checken hiermee in op een werkplek of vergaderruimte. In overleg wordt gekeken wie de stickers aanbrengt.
- Wij brengen alle gebruikers op de hoogte om gebruik te gaan maken van de app. U kunt dit desgewenst ook zelf doen. Wij hebben hiervoor sjablonen om te gebruiken evenals een snelstart handleiding.
- De proefperiode gaat hiermee van start. Zie eventueel ook Hoe werkt de proefperiode?
- Uw medewerkers kunnen met ons contact opnemen voor vragen via support@axino.nl, Facebook of Twitter
- Tijdens de proefperiode nemen wij contact met u op om te kijken of alles naar tevredenheid verloopt.
- Na de gratis proefperiode ontvangt u maandelijks een factuur voor het aantal werkplekken. Zie eventueel ook Wat is de opzegtermijn?
De eerste 14 dagen, die ingaan nadat wij de plattegronden binnen de app beschikbaar hebben gesteld voor u, zijn gratis. Tijdens deze periode kunt u een mail naar support@axino.nl sturen als u niet tevreden bent. Wij sluiten dan uw account kosteloos af. Na 14 dagen zullen wij het aantal werkplekken maandelijks factureren.
De opzegtermijn is één maand.
De data wordt versleuteld opgeslagen op servers van Amazon binnen Europa. De app communiceert middels een beveiligde verbinding met deze servers.
Gegevens tijdens het gebruik van de app worden gebruikt voor statistieken, zoals bezettingsgraad. Wij delen gegevens nooit zonder uw toestemming met derde partijen. Zie onze algemene voorwaarden voor meer informatie.
Om plattegronden interactief te maken moeten wij deze handmatig “omzetten”. Als u geen plattegronden heeft kunt u deze ook op papier tekenen/schetsen en naar ons sturen. Er zijn ook mogelijkheden om dit door ons te laten doen. Bij voorkeur ontvangen wij materiaal in PDF formaat. Nummer hierbij ook de werkplekken. Houd u er rekening mee dat de verhoudingen niet 1 op 1 hetzelfde zullen zijn. Voor meer vragen kunt u ons bereiken via support@axino.nl.
U kunt wijzigingen doorgeven via support@axino.nl. Wij passen de plattegrond(en) kosteloos voor u aan en verrekenen het eventuele gewijzigde aantal werkplekken in de eerst volgende maand.
Het is mogelijk om reserveringen te plaatsen voor collega’s. Binnen onze app zijn er verschillende rollen voor werknemers. Zo krijgt de planner het recht op reserveringen aan te maken, wijzigen en te verwijderen.
Reserveringen zijn meteen verwerkt in het systeem. Komt er een collega meteen na jou reservering krijgt hij/zij te zien dat de werkplek gereserveerd is.
Wanneer de plattegrond(en) en gebruikerslijsten aangeleverd zijn hebben wij 2/3 dagen nodig om het startklaar te maken.
Wij van Axino zijn op maandag t/m vrijdag van 8:00 t/m 18:00 beschikbaar voor support. Daarnaast hebben wij op ons youtube account instructie video’s voor gebruikers te elpen, en hebben wij online documentatie geschreven om werknemers te ondersteunen.